特殊产业也不怕：杜博动物血库如何自建合身信息系统，查数据时间从 10 分钟缩小到 1 秒？

组织名称	杜博动物血库
面临挑战	1. Google 电子表格数据散乱难连动，病历数据难记录 2. 特殊需求，套装软件难一站式满足
导入效益	快速：肉眼比对 10 分钟 → 计算机 1 秒筛选 告别手写：一键生成配对报告、合作医院在线填需求单 省钱：9 成以上工作流程只需一套病历系统费用
选用方案	专业版（3 名用户帐号）
应用类型	1. 捐血犬猫病历管理 2. 血品库存管理 3. 合作医院需求记录 4. 月结对帐请款与收支报表
爱用功能	链接与加载、显示从其他表单的链接、分享这张表单、寄出自订 E-mail
使用频率	每天
最满意 Ragic 的点	自己就能客制化、云保存、客服积极

路过学校、公园、医院时，你可能常会在特定的地方看到捐血车。不知道你有没有好奇过，人类需要输血时，背后有一整套完整的运作机制——我们可以走进捐血车捐血，这些血液送到血库之后产制相应的血品，并在需要时实时配对……那宠物呢？现代人养猫狗的数量越来越多，这些猫猫狗狗生病需要输血时，血液可以从哪里来，也会有“动物用的血库”吗？

答案是有的！上网搜索“动物血库”，你会看到台湾就有这样的组织，而我们这篇文章的主角——施宗亨兽医师 2015 年成立的“杜博动物血库”就是其中之一。

同样都是为猫猫狗狗服务，跟现在台湾随处可见、估计超过千家的兽医院相比，全台湾可能不超过 20 家的动物血库，是相对特殊的产业／组织类型。

在动物血库出现之前，猫狗生了重病，亟需输血时，心急的饲主要到处找亲朋好友、上网询问，有没有“现在马上有空”的其他猫狗，能够带来动物医院现场配对，配对成功就现场捐血，救自己的宠物一命？

有了动物血库，需要输血的猫狗多了一个选择：许多动物医院是血库的定期客户，有输血需求时，医院可以联络合作的血库、送检配对，让血库比对数据库中所有先前其他犬猫捐出，冷藏或冷冻保存的库存血品。若有符合，血库能马上将合适的血配送过去，提高成功概率。

打开杜博的大门，就可以看到内部的隔间，一侧放满各式各样的血液审查、血品产制设备。

由于血库是这样“救命”的行业，捐血与配对流程越完善、信息传递上越能降低出错概率，对客户而言越有保障。而杜博动物血库这一年来用 Ragic 建置信息系统的经历，正好就是一条让流程更完善、提升效率、降低出错概率的路。

Google 电子表格太散乱，一笔捐血数据要找十分钟

杜博动物血库创立时是以打印件和电子表格软件来管理所有流程。施宗亨说，以前草创期，不管是捐血动物的病历数据、血液库存纪录、或帐务收支纪录，许多数据都在在线的 Google 电子表格管理。跟打印件、本机端的文件相比，云操作让他不管在哪里都能查数据，确实有方便之处，但用久了、数据多了之后，效率问题也逐一浮现。

首先，打印件和 Google 电子表格数据容易散乱、难以连动。举例来说，每一次要找捐血数据、安排时程时，就必须先从捐血记录的电子表格里面，肉眼检查有没有间隔够久、可以再安排捐血的犬猫，再去翻找这些符合的犬猫的打印件病历，最后才能一一联络他们的饲主。为了找到一只犬猫的基本信息，可能就要耗费到最多十分钟，还可能因为肉眼比对而生成错误、缺漏的风险。

第二，杜博制作请款单与收支对帐表时，虽然可以依靠各式各样的公式，统整当期每一种服务、血品的收入与支出，但当需要跨年度、月份比对数据，以检查杜博是否需要调整某些血品的制作量时，因为各个对帐表都是散落在不同的文件当中的，因此没有办法有效地检阅每一种服务、血品的需求增减。

在施宗亨的经验里，“出错时排查不易”也是他使用 Google 电子表格时常有的困扰。如果要在 Google 电子表格内把各式各样的数据都连在一起，有时就会生成大大小小的问题。同仁突然改掉了某个数据时，也很容易不知道同仁到底是把东西改在哪、改成什么。

想升级系统，现成的“兽医院管理系统”不合用

既然 Google 电子表格和打印件不合用，施宗亨就开始着手希望找到更有效率的解决方案。起初找系统时，他参阅过同业常用的几个兽医院管理系统，不过他很快就发现，血库跟一般兽医院相比，着重点毕竟不太相同，很多兽医院标准的功能他们用不上、而他们特殊的需求，兽医院系统也没有。

举例来说，兽医院系统提供的病历管理有着不少像是初诊预约、挂号系统或是门诊计价这一类面向日常诊疗、杜博几乎完全用不上的功能。对于杜博来说，病历管理系统其实只需要更加着重于查询犬猫的基本信息、确认上一次的健康服务或捐血日期，以便帮他们安排下一次的服务。

又比方说，兽医院管理系统主打的库存管理通常是管理药品，以确保开药时的库存足够，但杜博主要管理的库存则是要用来与合作医院需求进行媒合的血品，这一方面的库存管理却又是兽医院管理系统无法做到的。为了满足这个需求，施宗亨还需要另外购置一套库存管理系统。

最后，又因为杜博的请款与收支报表也需要配合血品库存的品项，依照血品种类进行记录，因此会计系统又是一个需要独立购置的系统。

施宗亨认为，如果采用兽医院管理系统，需要另外采购库存管理系统、甚至会计系统，除了使用上不一定方便，各买各的系统，费用上也会更高，不符合预算考量。

找到 Ragic ：逻辑类似 Excel，转换无障碍

既然套装软件不可行，施宗亨也研究过一些自建客制化系统的开源方案或 No Code 工具，但接口不熟悉，学习成本较高，都没有采用。直到遇到“虽然看起来没有这么潮，但是接口与部分逻辑和 Excel 相似”的 Ragic，稍微尝试了一下发现可行，以杜博的使用量来说，订阅的价格还甚至稍微低于一个兽医院管理系统，就开始用 Ragic 着手设计适合杜博的信息系统。

那么，杜博在 Ragic 上是怎么设计表单，面对各种电子表格软件与套装系统都无法解决的困扰，要如何透过 Ragic 的优势解决呢？以下分为四大面向：病历管理、填表配对流程管理、血品库存管理、月结收支管理，一起来看看吧！

应用面向 1：高效管理捐血犬猫信息，查数据从 10 分钟变 1 秒

为了确保血品的质量，杜博需要详实记录掌握“捐血方”犬猫的基本信息、就诊记录，以便安排健康服务。这些数据在以前都是分别记录在不同的文件当中，甚至像是捐血犬猫病历这种比较需要填写细节、另外排版的数据，也只能依靠打印件的方式记录。导入 Ragic 之后，由于具有表单页的结构，每张表单底下也能再加上子表格，因此原先厚重的病历数据都可以直接电子化记录，省去手写的麻烦，也能节省需要堆放打印件的空间。

像是之前用 Google 电子表格，要从捐血记录表翻数据、肉眼比对日期，再找出打印件病历的过程，现在也变得简单很多——单击下预先设置好的筛选，一秒就能找出哪些犬猫可以再捐血。

实际拜访杜博、与施宗亨交流时，我们也得知了现在杜博是没有保存任何一张动物病历的。所有数据直接建置在 Ragic 上，对杜博来说记录起来更方便，合作医院上网也能马上查看最新记录，不怕手上打印件数据“过期”。

应用面向 2：填表配对流程电子化，一键寄报告、省时又防错

因为合作医院会向杜博发来需求，为了知道血品需要输送到哪里、统整送出数量，杜博也要管理各种来自“受血方”动物医院、受血犬猫的数据。

合作医院在线填输血需求表，减少口头沟通误差

过去，当合作医院有输血需求时，往往需要打电话到杜博，在电话上提供医院的数据、受血犬猫的名字、血品的需求量等等，让杜博在电话的另一端手抄一份输血需求表，最终整理起来放上 Google 电子表格。

这样的方式不仅耗时，还很容易出现各式各样的人工错误，施宗亨提了一个比较生动的例子：“如果医院在电话中说需要输血的犬只叫做‘来福’，那我们还要花很多时间跟他厘清是哪个‘来’、是不是这个‘福’”像是这种要一直重复确认的电话，常常会占线好一段时间。

导入 Ragic 之后，施宗亨也制作了一张血液需求单，这样一来，只要对方提出需要输血，杜博就能直接将这个表单的填写网址传给对方，让对方自己填写各种重要数据，不再“有理说不清”，让双方都可以节省大笔时间。

打印件复印太麻烦？E-mail 一键寄送审查数据

施宗亨告诉我们，当合作医院发来需求后，杜博会依照对方提供的受血犬猫数据与检体，与杜博保存的血液进行审查与配对，最后，杜博会将血液检查结果的打印件单据搭配血液制品一起送出。

虽然施宗亨说自己是一个非常讨厌打印件数据的人，但以前这些审查、配对的单据，因为缺乏有效率的信息记录方式，还是只能以打印件为主。然而，每进行一次审查配对就要花时间手写结果、复印，还需要找地方保存起来，寄送时再放进包裹里，做起来其实很麻烦。

施宗亨在将这个流程也电子化、设计完表单之后，加上了打印、寄送 E-mail 等动作单击钮。现在，杜博可以在 Ragic 上完成一条龙的信息服务——接收合作医院填完的表单之后，就可以透过鼠标点击确认信息、产出配对报告，甚至还能轻松一键打印简单清楚的打印件报告或 E-mail 电子檔，直接寄送给合作医院。不用再“考验听力”、抄写打印件，省去各种麻烦的步骤！

应用面向 3：字段设计弹性高，血品库存记录来源、用量更方便

在杜博，每一只犬猫在捐血之后都会生产出一批全新的血品，这些血品需要记录捐血犬猫的信息、日期，以便进行更精确的媒合配对，每一次的使用、消耗也都需要能够溯源，这样的需求在既有的兽医院管理系统上比较难达成，会需要额外搭配一套库存系统。

不过，这样的需求在 Ragic 上都可以直接自行设计需要的字段来达成，再搭配简单的链接与加载、参照子表格，就能轻松设计出符合需求、能够详细记录信息的工作流程。

颜色标注更醒目，一眼识别过期血品

随着杜博的营运，产制出的血品长久下来会把数据库塞得很满，但是，每一种血品都还是会有不同的有效期限，为了更快识别哪些血品已经过期。施宗亨在表单内设计了一个公式，会依照血品的种类计算对应的期限，像是杜博的全血保存期限是 28 天，红血球浓厚液则是 42 天等等，都会自动显示在表单内的“到期日”字段。

接下来，为了让数据判读起来更快，杜博也设计了条件式格式——当血品已经过期时，底色就会转为红色，让用户只要看到字段颜色，就能马上确定血品是否还可以用，不用再花时间比对密密麻麻的日期了！

应用面向 4：月结对帐单自动统整多项帐款

施宗亨说，动物医院每一次发来需求时，杜博都会先登记服务记录，等到月底时再一次将所有服务的费用加总，生成一张月结的请款单据。

因为过去所有的交易记录、需求单通通都散落在不同的电子表格与打印件当中，往往需要有一名人力把当月的所有记录摊开，手动归纳每一笔交易是对应到哪一间动物医院，最后才能加总起来，为每间医院制作专属的请款单，是一个十分繁琐、耗费心力的流程，也无法避免可能的人工错误。

导入 Ragic 以后，月结请款就能够直接让计算机带入数据了！设计完像是这样的月结对帐单之后，杜博在每一次登记服务项目时，都会透过链接与加载，链接到当月医院的对帐单，这样一来，交易记录的细项与金额就会同步登记在相应的对帐单里。所有的归纳、计算都交给系统自动运行，杜博的人员在月底时，只需要再简单确认客户的数据，就可以直接再寄送 E-mail 或打印打印件请款单，通知医院付款了。

而一直困扰着杜博、希望能够统整各种血库服务所占比例的收支报表，也可以藉由每一次服务项目的需求种类、需求量进行加总，甚至产出报表，依据时间来进行分析，同期比对也方便。

自己就是设计师，询问客服也省时，减少与厂商沟通成本

为了尽可能贴近杜博的工作流程，施宗亨在自己的 Ragic 数据库内下了十分多的苦心，不过他也多次提到，能够理解问题、协助“指路”的客服团队，也给了他很大的学习动力。

事实上，不管是在使用 Google 电子表格，还是最初查找套装软件时，施宗亨都对“回报问题”这点很有感触——像是功能、公式都十分庞杂的电子表格，在设计上卡关时，很多时候都是“不知道要用什么关键字搜索”的情况，就算想要自己研究，也完全不知道该怎么开始。

而套装软件虽然会提供比较明确的客服管道，但施宗亨担心的是，不管要调整什么功能，都要经过一段跟厂商沟通的漫长过程：“他们也不是工程师自己出来谈这个，他们都是业务，会回去问工程师后再信息回报（给我们），那其实这样可能就好几天过去了。”

导入 Ragic 之后，施宗亨不仅仅是用户，更同时身兼系统设计师，只要参阅我们提供的文档、动手修改表单设计，就可以迅速地调整表单的运作。如果真的不知道从何开始，藉由专人协助也可以迅速获得回复。

只要卡关就可以获得指引、来回的时间也不长，也让我们的客服收获了施宗亨的“极度好评”。

看完这篇文章之后，你对于 Ragic 的产业应用是否有更多的想像了呢？想了解更多施宗亨对 Ragic 的第一手看法吗？欢迎点开以下的视频版，听听兽医本人怎么说！