Ragic 职涯故事：李沛勋 Bill，因为 Ragic 找到自己喜欢的工作

你有遇过那种大家公认的计算机高手、软件达人、或 Excel 小天才吗（或者你自己就是）？

可能从没读过信息、资管相关科系，大学念的可能就是文组，但新软件都学得好快，或许对 IFTTT、Notion、Trello、ClickUp 这类工具如数家珍，也或许是任何事情都能做成超精美 Google Sheets、Excel 公式超强、总是可以把数据统整得井井有条……

这类“信息小天才”，在职场上很吃香，我们会想像这份能力，能为他既有的工作加分。不过，如果只是软件产品爱好者、Excel 重度用户，感觉上比较像能帮我解决表格问题的“强者我同事”，要直接大变身，变成某家公司的专职 IT、MIS、工程师……好像还是有点落差。

不过，我们最近就听到了这样的故事：一个不会写程序、对计算机工具很有兴趣、刚毕业几年的年轻人，遇上 Ragic 这样的 No Code 开发工具，进而变成公司专职 IT ，一肩扛起公司系统升级任务的故事。来看看吧！

大学时期：毕筹会财务签核需求让他认识 Ragic

虽然读传播科系，但 Bill 很早就发现自己对于信息管理很感兴趣，在大学时期修过几堂课，有自己的一套信息处理概念、逻辑，要在 Google 电子表格、Excel 上设计出各种复杂的公式也难不倒他。

Bill 在毕业前负责系上毕筹会的财务计算，利用他擅长的 Google 电子表格设计公式、串接表单，让对帐的过程能够更顺利。不过有个 Google 没法解决的问题，有点困扰：很多时候毕筹会讨论好预算，确定要支出款项的时候，会有原先默不出声的同学们退出来说“我不同意支出这笔钱”。

这也是他认识 Ragic 的契机——Ragic 是市面上少数免费版就具备签核功能、轻量使用也很轻松的表单工具。用了 Ragic 每一笔支出在表单上都必须经由同学们主动单击下同意或拒绝签核，系统上也会有明文记录，自然就能大大减少后续可能发生的争议。

第一份工作：Ragic 变成个人职场省时利器

Bill 在毕业之后找到了一份与学历专业相关的工作——为公家机关撰写文案与图卡设计的社群企划网编。

机关内部会有一套帖子审查的 SOP 必须遵循，举例来说：为了确保政策宣导信息传递的正确性，完成的图文都须经打印件方式上呈。在运行的过程中，上呈的流程跟关卡可能会异动，有时一篇帖子最多需要经过七个人的审核。

为了配合单元的打印件格式，Bill 会从自己习惯使用的 Google 电子表格把帖子内容拷贝、再贴到指定的标准 Word 审查表格式，稍加排版再打印出来上呈。但凡内容需要修改，也就必须重复一次“在 Google 电子表格修改帖子 → 贴到 Word 排版”的过程，再重新打印输出来上呈。

随着修改的可能性增加，一则帖子花费往返查找数据、拷贝贴上的时间也越来越多，他想到了 Ragic 的归并打印可以解决他的烦恼：“假如今天帖子要修改，就到 Ragic 上面编辑，改完之后就直接引出归并打印，就不需要再做多余的步骤。”省去了慢慢在 Google 电子表格上找数据，再反覆手动贴到 Word 的过程。

某次，专案中加入两位外聘的专业社群顾问，也需要参与审查的签核流程。但是，外聘顾问并不是公司内部的人，该如何将他们的意见、签名放在打印件文档上？实际上有很多困难需要解决：“要邮寄？或亲自送过去？用 PDF 签名对一般用户而言又太过麻烦，而且又有两位顾问，签名该怎么集成在同一份打印件上？”

这个时候，Ragic 的签核功能就派上用场了。只要将顾问们的 E-mail 设为签核关卡、发起签核，寄送写好的帖子数据给他们，并以邮箱打开签准，就能填写意见、签名。表单上只要加入签核公式字段，并套用归并打印，就能在打印件文档上呈现来自外部顾问的意见与签字了。

不改变单元既有的 SOP，Ragic 也可以完美适应流程变动！

Bill 说：“我无法改变单元既有的打印件需求、很难让签核流程全部电子化，但是我能让 Ragic 符合既有的 SOP 标准流程，让我自己工作上方便。”

在 Ragic 修改设计并不是什么麻烦的大工程，只要简单拖拉字段、单击下保存设计就能随心所欲调整表单，就算常常更改流程也不怕：“毕竟标案内容的异动性与弹性都很高、需要留意的事项也会越来越多，该如何达成单元的需求、又要确保不搞砸，就一定要有一个好的工具来协助自己。”

搭配 Ragic 改善工作流程后，只要写完帖子就可以一秒开始送审，不需要再把时间浪费在找数据、改帖子跟排版：“节省下来的时间就可以去处理更有意义的事了。”

第二份工作退出舒适圈，变身信息人员

结束社群网编的工作之后，Bill 来到了一间成立了 30 年、客制化生产团体服的公司——衣的艺术。

Bill 被编入公司的信息部，而他的职责就是一个人建置适合公司 130 人使用的系统。对于这个最终目标，他主动提供给公司的第一阶段目标是： 2 个月上线报价系统、2 年内完成所有系统。

找了 20 年的系统，靠 Ragic 成功迈出第一步

据 Bill 所述，公司成立已经 30 年了，其中却有 20 几年都在查找一份适合内部流程的系统，但找了众多厂商 Demo ，就发现各家 ERP 完全无法符合公司的需求，就算要请厂商客制化开发，也很难找到有人愿意接下他们的案子。

举例来说，Bill 处理的第一个需求——将报价单从 Excel 转换成系统，就有让人伤脑筋的复杂规格说明。

使用 Excel 报价单：价格更新不同步、人工比对常出错

在处理定价时，会先由总公司定期随着原物料的浮动调整各项制造项目的价格。调整完毕后，再将定价的 Excel 文件发给旗下的门市、再打印成打印件。

对于这种不同步的更新方式，Bill 提到曾经发生的实际情况：总公司更新定价之后，门市没有及时更新打印件，等到发现定价本缺了某些项目之后，才发现正在用的是好几个月前的版本。

而每个门市收到定价之后，会让设计师以人工比对的方式查询价格、输入数据，这也生成了“人工错误”的风险——只要时间一长、工作量一大，稍微闪神，就难免会发生错误的情形。

用 Ragic 设计报价系统：定价自动同步、点击自动带入价格超方便

将报价系统搬到 Ragic 之后，得益于云数据库的特性，总公司只要在数据库更新定价，旗下所有门市都能在表单上“无缝接轨”，用新的定价制作报价单。这样一来，总公司就省去发送 Excel 定价本的步骤，更不用担心门市没有及时更新、用到旧定价的状况。

另一方面，透过链接与加载，设计师也不再需要手动输入价格。透过动态筛选来选择制造方式，让设计师省去翻找 500 多项的定价的时间，也不用再人工计算，直接由系统算出正确的单价。这样一来，大大减少设计师计算疏忽的可能性，也进一步提升专业性。

不过，这样的转换过程也不是一帆风顺的，对于设计师来说，要从相对自由、随时可以调整报价，方便给客户一些弹性的 Excel，转换到相对标准、SOP 化的“系统”，当然也会有一些意见、疑虑。

会不会不够自由、操作会不会很复杂……这些转换到系统时常见的疑虑，也不免俗地让 Bill 在建置系统的初期遇到一些阻碍。

LINE 群组积极沟通，克服导入难关

实际上，因为 Ragic 并不是一个非常“硬性”的系统，要修改表单的设计十分容易，耗时也不用个几分钟，再加上 Bill 也考量到跟用户有所互动才能更快速创建一个值得信任、好用的系统。因此，他决定直接创建一个 LINE 群组，选择用更密集的步调，与用户一来一往交流意见。

为了促进使用率，首先应用他的专业制作了一系列图卡，说明 Ragic 的导入与基本操作，再将这些信息发到群组：

累积了一定的使用率，收到用户回馈之后，Bill 会根据这些意见调整表单的细部设置，并依据调整的内容，制作图卡、发布更新日志，来让同仁都能快速吸收信息。

举例来说，门市很常有“单价试算改数量”的需求：向客户提供不同数量的商品报价，让客户决定是否用更优惠的价格多做几件衣服。在过去，设计师可以直接拷贝 Excel 檔，直接更改里面的价格，但到了 Ragic，用户需要每一个数量都重新链接与加载，反而会觉得不顺手。

为了避免错误报价，Bill 最终加上了条件式格式与输入检查的设计，在编辑数据时如果发现错误的件数，就会以红底的方式警示需要修改，也要排调试误之后，系统才会许可保存。

这种实时、敏捷的系统开发，也曾经招致一些疑问：“没有 IT、软件开发会创一个群组的，都是每个月开一次会、提出需求然后一次改……”

然而，对于 Bill 与 Ragic 来说，这些所谓的“需求”其实都是短时间之内就可以改完的小问题。像是后续有设计师反应，希望系统能再提供一些弹性，例如：希望某个商品价格能有一些浮动的空间，Bill 就透过条件判断解锁单价字段，加上一个数值字段做加减，来让用户直接在最终金额做调整。

这些大量、却简单的繁琐细节不需要累积在一个月、一度的例会中慢慢解决，而是随时提出并马上修改设计，让系统与公司内部的用户能在短短两个月内步上正轨。直到现在，Bill 还是会时刻关注公司内部用户的回馈，针对需求实时调整适当的设计。

随着这样的策略，Bill 能感觉到公司内部对于 Ragic 的态度变得更积极：“只要可以满足用户的需求，同仁也可以越来越理解为什么需要做某些的限制与要求，也会更乐于主动提出系统的建议。”

恶补网络上的课程是设计系统的独门秘诀！

看完 Bill 展示报价系统之后，我们很好奇的是：他并没有实际接触过各部门的工作，像是这种报价单，或是将在下一阶段上线的 CRM 的分配、样式，他是如何进行设计的呢？有问过相关部门的人员吗？

“其实一部分是照着公司既有的模式设计，先满足他们现有的需求，再去看其他现成的模板、系统有什么样的字段。”Bill 接着说：“可能问了相关同仁，他们也没办法直接讲出一个标准，因为过去并没有制定明确的 SOP。”

对于这种“大家心目中都没有什么最佳流程”的情况，Bill 的第一步往往都是先把公司目前设计好的 Excel 表、打印件单拿出来看，先把主要需求做好，后续再慢慢最优化。开始最优化时，独门秘诀就是上网恶补各种系统的视频、教学课程。“上 YouTube 看看不同产业跟需求的系统长得怎么样，大概会有什么样的功能。毕竟我也不是信息的人，没看过其他 ERP 或 CRM 长什么样子，也没有用过，但背后的逻辑都是一样的，就是表单、就是数据库，所以透过这种方式去了解。”

踏入专业领域，重点在于如何解决需求，而非背景经历

除了职涯历程之外，我们同样也非常好奇 Bill 成为 IT（信息技术人员）之后的一些个人经验与心得，因为我们通常也会把 IT 视为一种很会写程序、很高深莫测的职位、部门，但面对 Bill 这样“非典型”的 IT，我们也很好奇，突然跨入一个大家印象中需要一定门槛的领域，周遭的人们有没有感到惊喜或疑惑？

Bill 说，现在的职场上，大家其实不太在意你的“方法”，只要能够弄出一套系统，而且系统能够达成期望的效果跟目的，就不太会有人质疑你的能力，不会单独以“是否会写程序”这点来评断。

这段话不仅仅是 Bill 个人的经验，也与衣的艺术在查找系统时的经验相符：面对复杂的问题与需求，遍地找不到适合的系统商时，Bill 与他熟悉的 Ragic 确实就是一个适合的方法，只要能达成这个目的，Bill 当然也是一名合格的 IT。

看过 Bill 设计的报价系统，以及他描述公司同仁对 Ragic 的兴趣提升不少，我们也相信衣的艺术进一步转型、全面电子化的日子指日可待。

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