Ragic 内部小故事：直播课程管理不求人 排程/提问/订阅三张表单一次搞定！

如果你常关注 Ragic 的脸书专页，应该知道 Ragic 会定期举办在线直播课程来回答订户提问。如果有任何操作或功能上的疑问，都可以填写提问单来问问题。如果时间不许可，也可以订阅课程，让系统寄送课程录像的链接给你。这些直播排程、提问、课程订阅的流程，虽然每次生成的数据不多，但如果没有一个系统，长期累积下来，数据可能会散落四处、难以管理。或许你会好奇，我们是如何管理这些流程和数据的呢？

作为一家“自给自足”的软件公司，举凡客服系统、功能开发、文档修订，我们都是用自家的 Ragic 表单来管理。而直播课程的管理也不例外，尽管直播排程、提问、订阅的数据看似琐碎分散，但一旦用表单统整起来，就变得条理分明、易于查找。

那么具体来说，我们是如何用 Ragic 表单来管理这些流程的？这些表单又是如何帮助我们统整信息，并提升管理效率呢？如果你也有管理直播课程的需求，就让我们从课程信息和排程管理的部分开始谈起吧！

一张表单一次管理课程信息、直播排程、做图需求

虽然现在每次直播都是以回答订户问题为主，但其实我们的直播最初是各种主题的教学课程，例如人事管理、收支管理、采购管理等。而每次课程的主题都不同，负责直播的同仁该如何管理课程信息和直播排程呢？我们实际上是用以下这张 Webinar 主题表单来管理这些信息的。

这张表单上可以记录每次直播课程的主题、概要说明、类别、提案者、预计上课的时间等课程信息。你或许会有点好奇，为什么这张表单上会有两个课程说明的字段？这是因为除了对订户公开的课程说明信息之外，负责上课的同事还可以在内部笔记字段记录该次课程的要点或脚本，不仅方便其他同仁了解课程大致的内容，也能作为自己直播时的参阅，避免遗漏重要内容。

除了记录课程信息之外，这张表单还能管理直播排程。只要在表单上设置好预定上课的日期和时间，就能进行排程。已排程的课程会像下图一样在列表页上显示为一笔数据，只要查看列表页，便能一目了然哪些日期有直播课程。

此外，在脸书和 YouTube 上公告课程信息时，通常需要上载相应的课程图片。如果每次需要制作课程图片时，都要透过通信软件或寄信与设计师来回沟通，不仅没有效率，而且完成的图片若是存放在通信软件、E-mail 或计算机的文件夹中，久了常变得难以查找。

因此，我们在 Webinar 表单中加入了打勾和图片上载字段，当需要制作图片时，只需勾选“需要做图”，设计师便会知道有做图需求，无须再来回发送信息或邮件。图片制作完成后，设计师可以直接将图片上载至“上课图片”并勾选“已做图”。这不仅加速了团队操作，还能确保图片文件对应到每一笔课程数据，更便于查找，避免文件四处散落的问题。

那么要如何区分已经上过和尚未上过的课程呢？当课程结束时，只需勾选“是否已上过课”字段，并在“实际上课日期”字段填入上课日期，便可以标记该课程已经完成。此外，课程录像的链接也可以填入“上课网址”字段中，这样在订户需要过往课程的视频时，信件范本就可以直接抓取这个字段的网址。

提问问题很杂乱？提问单帮你有序搜集订户提问

网络上不少直播 Q&A 会在直播前使用 IG 限动问答的功能汇集问题，但呈现上容易显得杂乱、不易查看。我们在每次直播公告时，则会开放让观众填写提问单，大家的提问会以表单的形式呈现，更为整齐、方便查看。

在直播时，负责上课的同仁除了口头回答这些提问外，也会在表单上填写回复。这些回覆不仅能供提问者查阅，还可以像知识库一样，让其他订户参阅。如果有进一步的问题，也能在表单响应区发问并获得响应。

表单变问卷 一秒寄送课程链接给订户

课程直播时，总会有些人因为时间问题无法参加。如果他们还是想观看课程内容的话，该怎么办？针对这个状况，我们有一个近期课程页面，可以让订户透过填写问卷的方式来订阅课程视频，只要填入名字和 E-mail 并选择所需课程，他们便会收到课程的录像链接。

这张问卷是怎么制作的呢？其实这张问卷原本是下图左侧的“Ragic 课程直接寄给你”表单，只要使用表单工具里的“嵌入这张表单”功能，并选择“填写表单”，就能轻松制作出这张内嵌表单。如果担心有人会利用机器人大量填写表单进行攻击，也可在设置过程中勾选“增加验证码机制”，这样内嵌表单底部的区块就会增加用来防范机器人的验证机制。

而问卷上“选择课程”中的课程菜单，其实是透过链接与加载功能，链接到一张“Ragic 在线免费课程列表”。这张表单是 Webinar 表单的多版本表单，由于 Webinar 表单包含了一些仅限内部查看的字段，因此我们额外制作了这张表单，以便公开让订户查看并选取所需课程。

如果你也有类似需求，需要让订户填写问卷订阅课程，就可以使用嵌入这张表单功能，将内嵌表单的链接分享给订户，或是将其直接内嵌到站点上让订户填写。此外，你还可以由直播排程的表单创建一张多版本的课程列表，让订户可以从中选择所需课程。

那么，订户填完问卷后，我们又是怎么寄送视频链接呢？订户填好的数据会直接存在“Ragic 课程直接寄给你”这张表单上，只要使用表单工具里的“用 E-mail 寄出这笔数据”功能，设置好信件格式和内容，就能将视频链接寄给订户。你还可以将设置好的格式保存为范本，方便未来使用。

同场加映：发送大量 E-mail 通知订户直播时间

在直播前，我们除了会在脸书和近期课程网页上公告之外，也会事先寄信通知。不过因为我们的订户超过 10 万，所以不是用 Ragic 的标准功能寄信的。但如果你想要事前寄信通知，且订户数量没有这么多（请参阅 E-mail 发送数量限制），可以参阅这个额外介绍的小技巧。

如果想要寄信通知直播时间，只要你有一张包含客户 E-mail 数据的表单，就可以在列表页用表单工具内的“发送 E-mail”功能，选择 E-mail 字段来发送大量 E-mail 通知客户。