打印件表单电子化的 3 个新手偷吃步（附范例）
想让你的员工、你所属团队工作更有效率？减少工作流程中不必要的“琐事”和“失误”，绝对是重要一步，而如果你的团队还在用打印件公文跑签核流程、传真下采购单、或是 E-Mail 人工统整表单数据，那么恭喜你——你们在“提升工作效率”上，有极大的进步空间，只要做到“表单电子化 / 表单 E 化”，将原本的打印件表单操作改成电子表单流程，生产力就能大增。
什么是表单电子化？
表单电子化（表单流程电子化、电子表单、表单 E 化），是指把平常用打印件处理的表单，例如行政总务常用的器材租借单、费用报支单，人资用的请假单、加班申请单；业务用的报价单、收据；采购用的请购单、采购单等，从原本一张张打印件、人工传递与签核的形式，转变为电子格式，透过电子表单系统自动递送、在线签核。
简单的电子表单格式，前端是一个网页接口，一个问题/提示/字段，搭配一个答案/数据/字段值的输入框，藉此让用户把信息递交到网页后端。
为什么需要将打印件表单电子化？
对填表单的人来说，电子和打印件表单似乎没有太大差别——只是接口从纸改成浏览器，要打字而非手写填写信息。但表单填好之后，打印件表单从传递、搜集、到整理数据都要人工处理，设计完善的电子表单却能自动递送、核决，马上呈现统计数据、产出特定报表，能让工作效率大幅升级。
如果今天要发送意见调查表给一万个员工，人工表单光是发送、催收就不知道要花多少天，可能会有很长一段时间不知道调查表回收得怎样了？有没有哪里遗漏或延误发放？电子表单在后台一看数据就清清楚楚。
如果费用报支单要送交多个单元签核，打印件表单在公文旅行路上，可能大家都搞不清楚现在卡在哪一关了，但电子表单打开网页一看就清楚。打印件送签流程中，签核主管人不在办公室，公文就得卡在那，电子签核只要主管上线核准就行了，跟踪、推入动进度都容易得多。
电子表单的另一个好处是，透过表单的关卡设计，减少填单人工失误与混淆的空间。例如，公司的流程是3,000元以下的办公用品请购单送直属主管签核，3,000元以上则还要送签部门主管，请购单签核完成后要转成采购单送交总务部门......不熟悉的人，很容易在人工跑流程时搞不清楚或搞错要做什么，电子表单因为流程都是自动设置，这样的风险能减到最低。
停留在“打印件逻辑”的电子文本表格，不算真的电子化
从上面的讨论可以知道，电子表单重要的价值，是让后端信息搜集统计能够自动化，进度能实时跟踪，甚至附加更多流程管理的功能。
因此，有些组织虽然不用打印件表单，但“Word 做表单，电邮寄送”或是“填写 Excel 工作表回报信息”的方式，无法自动汇整信息、管理流程，仍然会有数据散落、不连贯、无组织、整理耗时耗力的弊病，离真正的“表单电子化”还是有一段距离。
要真正达到电子化的效益，有两件事得摆脱打印件逻辑：第一是在表单数据的递送上，不能走回老路，要能自动收数据；第二则是在电子化表单的设计上，也不是将打印件的每个字段都照搬到电子表格上就可以，数据的格式必须能让机器读懂，也要思考有没有打印件办不到、但计算机能做也能让流程更顺畅的新做法。
除了自己写程序、买系统，对资源有限的小公司，或大企业的小团队来说，现在很多不需要写程序，操作接口简单的电子表单设计工具，能让第一线员工亲手做出贴近自身需求的表单，是很实用的选择。
除了比较简单的在线表单工具（如 Google 表单或以数据填写为主的表单工具，可见我们系列文章的介绍），还有一些以企业内部流程应用的表单工具，包含更进阶一些的功能，例如 Ragic 云数据库 就包含表单权限管控、流程管理（BPM）如签核、版本控管、纪录等功能。
不过，友善易用的设计工具虽然让一般人不用仰仗工程师，就能做出表单，但没经验的人一开始可能还是会脑袋一片空白。而如果新手想先从小范围开始，要将单张或一组打印件表单转换成电子表单，Google“电子化流程”、“电子表单设计”，可能会发现多数文章都说得太复杂、太深入、太劳师动众了，让人望之生畏。
Ragic 身为一家让一般人设计电子表单 / 数据库的公司，接触过很多这样“新手村”等级的订户，也看过很多“从零开始”的苦恼。以下就从新手角度出发，搭配 Ragic 的范例，提供 3 个打印件表单电子化的偷吃步 / 小技巧，不一定很“正规”，但或许可以帮你突破某个关卡！
注：各家平台的设计工具/功能不尽相同，以下提到的以 Ragic的设计工具为主。
一、你不一定要从零开始：修改打印件表单或平台范本，事半功倍
参阅原本打印件表单的内容，将它修改成电子表单的格式，会比从零开始好上手得多。同时，打印件表单代表着原本大家习惯的填单方法与流程，根据原本的打印件表单微调内容，对使用习惯的冲击也不会那么大。特别是，如果打印件表单整个流程只牵涉到“一张”表单的操作（例如问卷调查表、员工通信数据填写、费用报支单、请假单、办公用品租借），那么先参阅该张打印件表单的字段内容，微调成电子表格适用的格式，是最快的方法。（调整格式的方式请看第二点：快速辨认、转换字段格式的秘诀）
这个偷吃步不一定总是最佳解，因为如果原本的流程就充满瑕点、运行起来很多障碍，就可能不是好方法，但一些内容单纯、牵涉流程不复杂的表单来说，参阅既有内容仍然很有用。
而且，如果你选择的是弹性高、入门容易、随时可以“砍掉重练”的平台，在测试、初步体系结构期间，设计失败了打掉重来就好，可以有一个“做中学”的开始。（但当你比较有概念之后，希望做较多环环相扣的表单功能时，就最好还是重头、系统化的思考体系结构。此部分的 Ragic 教学可以参阅这篇文章）
另一个参阅的基准可以是平台提供的表单范本（例如 Ragic 的快速范本和免费模块)。范本的好处是，本身可能已经包含一些流程优化、自动化、有效管理数据甚至防错防呆的技巧，新手可以藉机认识。但如果范本默认的流程和组织内部差异过大，参阅价值也会减低。
二、快速辨认、转换字段格式的秘诀
如果你先尝试着把一张打印件表单改成电子表单，根据我们的经验，首先卡住的地方通常跟数据格式有关。
例如：搞不清楚表单与电子表格的差异，想要将“表单”格式的文件，上载到电子表单平台要求以“电子表格”格式汇入的后台，结果数据大乱。
或者：没有办法区分静态字/字段描述 和一般字段的差别，以及字段首部、字段值的区别。（这边提供的虽然是 Ragic 教学手册的说明，但这几个概念在电子表单基本是通用的）
我们遇过客户在学习用 Ragic 制作报价单、收据、发票时，没有将打印件表单上固定会印的公司信息（联络电话、地址）或固定说明（例如应付帐款到期日的规则）放在静态描述字段，反而试图放在字段首部，结果就是一直觉得版面卡卡的（中间会卡着空白的、没有值可以填的“字段值”空位），却说不出哪里有问题。
这边提供一个简单的判断方法：把表单看成“问卷”/“问答题”的话，字段首部是“题目/问题/答题提示”，字段值则是“答案”，不同笔数据同一个字段首部一定相同（例如姓名），字段值则会改变（如第一笔数据是黄大柴，第二笔数据的值是张大海）。在一笔数据里，一个字段首部通常对应一个值。固定说明、不是“提问”也不是“答案”，不附带有字段值的则通常是静态字。
电子表单的字段通常可以有不同的种类/型态，包括纯字、核取方块（多选）、下拉式菜单（单选）、日期等，这些就是字段值可以呈现的样态。
举例来说，一份打印件的“订购单”部分字段可能长这样：
如果要将它变成在线的表单，如下图所示，绿色的部分会是字段首部，蓝色的部分则应该是字段值：
(1)这样的打印件表单里，有两栏：“首次购买”、“会员订购”的部分，如果照样放在电子表单中，会变成没有字段首部且有两个值，可以改成字段首部：购买状态，字段值为菜单，选项包括首次购买或会员订购。
(2)订购日期的字段值不能跟着打印件有“年”“月”“日”三格，因此应该要放在一格（日期型态的字段）。
(3)每一组联络电话都要单独区分成一个字段。
结果才会是一个字段首部对应一个字段值，如下：
三、如何将一组打印件表单间的关联转换成电子流程？
如前所述，好的电子化表单不应该是把打印件表单的方式照本宣科地搬上网络，理论上最好先研究过组织的行事规章、工作方式，据此设计出好的、甚至改善原本工作方法的流程，而不一定要依据打印件操作的表单关联。
但由于本篇是提供给新手的偷吃步，在此还是以 Ragic 一些比较普遍的功能为例，指出某些打印件表单间的关联，“通常”可以怎么转换成电子表单的设计（其中许多功能在其他同类型平台也有）。
(1)打印件签核-->电子签核：这是很直觉的转换。
(2)一式二联/一式二份的打印件表单，两张打印件表单的内容一样，但可能在某几个特定字段略有差异（如签名、留存单元等）：这样的一组表单，在 Ragic 很适合设计成两张共享数据的多版本工作表，两张表单分别设计不同的访问权限、并且可以有一些不同的字段设计。
另外，需要不同人（例如外部申请者与内部审核者）分别经手的表单，特别是“申请单”、“需求单”类型的表单，很多会有几个字段是申请人不需要填写，由内部注记数据、盖印的。这种表单也很适合做成区分不同权限的两张多版本工作表，可以将其中一方没有权限填写的数据视情况设为隐藏（不需要看）或是只读（需要检视，但不能修改）。
例子：Ragic 的 IT帮助台模块就包含这种一组两张的多版本表单（IT需求申请单/维修单，和IT需求派工单）
有需求填写“IT需求申请单/维修单”
和“IT需求派工单”（IT部门填写）
（3）一组表单之间，一张表单需要带入另一张表单的数据：可以用抛转功能快速拷贝一组字段或整张表单数据，例如报价单转订单，请购单转采购单，采购单转验收单等，中间也经常附加签核流程。
例如：
希望以上提供的新手参阅方式，可以帮你突破关卡！
