如何让人不用进入数据库，就能透过信件或链接查看你想给他的数据？

团队导入信息系统或数据管理工具，最大的顾虑和烦恼，有时是“合作厂商愿不愿意用”。毕竟，不管导入的应用多简单方便，都可能有人不想花心思再登录一套系统来操作、学习其他系统的使用方式。这种烦恼在 Ragic 有解！请看以下几种介绍。

一、如果可以将对方加成用户：“外部用户”＋“传阅”或“签核”

如果可以将对方的 E-Mail 加成您公司数据库的用户，且每次只需要给对方检视单笔数据的话，可以采用两种方式：(1)“外部用户”搭配“提醒”功能，或 (2)“外部用户”搭配“签核”功能。

举例来说：补习班的课程报名信息，希望可以透过 E-Mail 传送给家长。

(1)“外部用户”搭配“传阅”功能

首先要将家长加成您数据库的外部用户（如果没新增过外部用户，需要申请）。

接着在报名表的表单里设计一个传阅字段。设计好之后，需要通知家长时，就把该家长的用户名称加入该传阅字段：

家长第一次会收到至少两封信，第一封是 Ragic 通知他已被加入数据库用户，如果有需要的话可以登录数据库来设置密码（若不进入设置密码，不会影响后面的功能）；第二封是您要给家长看的数据。

家长点入数据通知的信件，不需要点进数据库链接，信件内就会有完整的表单信息，如下：（传阅信件内容可以自订）

而家长点击信件（不需要登录数据库）之后，该表单数据的传阅字段上该用户名称旁边就会显示绿色勾勾，表示对方已读。鼠标滑到绿色勾勾处，可以看到通知和读的时间。因此也可以掌握对方是否确实收到数据。

(2)“外部用户”搭配“签核”功能

如果希望不仅能掌握对方是否已读，对方也可以针对该笔数据响应、留言的话，可以使用“外部用户”搭配“签核”功能。以前面的给家长看报名表数据为例，一样将家长加为外部用户后，在该张表单设置签核流程，签核对象设为家长所属的群组。

需要通知家长时就送出签核。

家长一样会收到附有表单信息的信件，若要表达已读可以单击“同意”，并加注意见，这个过程不需要进入数据库。

对方如果有使用工作用通信软件 Slack ，只要在 Preference > Messages & Media 找到转寄地址，在自己的Email中设好自动转信，即可将 Email 变成 slackbot 传来的信息。

二、如果无法将对方加为用户：“访客用户”“发布到网络”或“分享这笔数据”功能

(1)设置访客用户：可透过信件收到单笔数据

如果家长数量很多，加用户很麻烦，或不希望将家长加为外部用户，可以用访客用户的功能，例如下图中将“通知家长”字段设为访客用户字段，数据填入家长的Email。

数据保存后系统会寄出信件到这个Email，信件内容一样可以自订。

家长一样可以收到数据：

但便利（不用加入用户）的代价就是，您就没有办法知道对方是否已读数据。

(2)发布到网络：给予一批数据的链接（可控管权限）

如果是一次要给对方一批数据：在列表页使用“汇出”工具，点选“发布到网络”，就能生成一个可提供厂商下载的网址。只要获取这个网址，就能直接下载该笔数据。

“发布到网络”默认的做法是，将该笔数据的观看权限开放给未登录的用户（”EVERYONE”群组）。

但如果需要权限控管的话，现在还可以用“提供 API Key”的方式设置他下载数据的权限，获取此网址链接的人，就可以模拟 API Key 设置者的权限看数据。因为网址编码比较复杂，外人不容易获取此网址，所以还是有一定的隐私性。

(3)分享这笔数据：最弹性的分享方式

如果需要很弹性地可以临时分享某笔数据的话，现在还有一个新功能，你可以在要分享的数据上，从工具条表上点击“分享这笔数据”来分享。（如果要透过 LINE 分享的话，可以选“用 LINE 分享这笔数据”，功能差不多，只差在可以省下拷贝链接贴上 LINE 转传给人的功夫）

五种方式比较

补充：若对方愿意进入数据库、可以登录数据库，最方便的方法会是...

“外部用户”搭配“多版本表单”功能：将厂商的E-mail加入为外部用户并设置合适权限，特别设置一个给厂商查看的多版本表单，机密数据不需外泄，也不用每次都另外整理数据给厂商。