前言

说到“甜蜜又沉重的负荷”，除了生养小孩，对许多人来说，也许就是“筹办婚礼”了：两情相悦尽管甜蜜幸福，但要在生活的缝隙中，挤出时间在数个月内筹办一场你可能从未办过、细节繁琐又事关重大的大规模活动，搞定场地与预算、邀约亲友、统计人数、抓紧时程、让各方满意...一旦没处理好，得罪亲友、感情生变都有可能，有时真的让人心烦又沉重！

以“统计宴客人数”来说，得向超过百人确认出席意愿、跟踪中途变动（有人临时有事，有人本来不能来现在能来了...），抓出合理的桌数范围并排好每个人的位置，才不会误差太大花钱加桌数，或是延误入座得罪亲友，简直是办婚礼的魔王关。

拜科技之赐，现在已经有很多人知道用 Google 这类的表单工具搜集、汇整部分亲友出席意愿，另外也许用 Excel 统整，省了不少功夫。但收到动辄一两百位亲友包含电话、口头与在线表单的回覆，后续整理数据时，是不是还是有以下困扰呢？

• 和队友各自整理自己这方的数据、统计名单，常常没有一个“统整版”可以方便男女双方各自输入数据、又在同一个接口查看所有数据。
• 统计完成、左看右看排好桌次后，得要手动剪剪贴贴，才能做成方盒饭天观看、提供给婚顾的桌次表。
• 有人临时改人数，或者试排桌次频繁调整时，每换一次，就得重新剪剪贴贴，很容易出错。
• 收礼金时另外开一个文件纪录很麻烦，放在同一张表里又得忍耐表格变得很长、太多杂乱信息。
• 还有其他各种信息需要统整起来一并筹划，但数据散落各方想到要整理就痛苦...
• 婚宴当天，招待组拿着打印输出来的桌次表对照宾客大名时，总觉得眼花缭乱一片字海。若有临时变动，在纸上涂涂画画搬来动去更容易出错。

我们的解决方案

由于 Ragic 正好就是个管理数据、让人自己设计数据管理工具的平台，我们知道自己的工具，其实比 Excel 与 Google 更能有效管理你的婚礼筹备数据，因此我们自己设计了一组范本表单，希望能帮助大家。

只要在我们的平台—— Ragic 云数据库登记一个免费帐号，在应用商店免费安装我们设计的“婚礼筹划”范本表单，就可以手动输入或将其他表单的统计结果汇入这组在线表单，接着透过简单点选的方式，就能分派桌次、将结果引出成不同格式，也能用手机 app 实时查看，省去剪剪贴贴、搞错数据的痛苦。

Ragic 也有完整的在线表单、问卷功能，所以，如果想要更省事，你也可以一开始就不用其他工具，从发问卷、搜集响应到后续所有信息处理，都在 Ragic 一条龙完成。

用得习惯的话，你还可以把婚礼其他恼人的杂事——工作人员分配、预算掌控、准备物品清单、当日流程管理等，通通放在 Ragic 上！省下的时间和心力，可以让你不用疲倦、焦躁的准备婚礼，减少和队友吵架感情破裂的概率，更能专心享受人生新阶段的幸福。

本文将一步步带你认识 Ragic 的婚礼筹划范本模块与应用方法。第一部分演示登记、安装模块的流程。安装后，你的帐号内会有 10 张我们设计好的范本表单，我们会先简单说明这十张表单间的关系，让你知道怎么取用它们，如果不需要某些表单的话可以删除哪些。

接着在这系列文章中，我会分别讲解这些表单的用法。（本文为与宾客、工作人员数据管理有关的上篇，下篇——筹备流程、物品清单、比价、预算管理等的部分，请点这里。）

有需要的话，你也可以透过文章的目录，直接跳到个别表单说明来查找你要的信息。有任何问题，都可以写信给 support@ragic.com 询问我们 :D

一、如何使用 Ragic 并安装婚礼筹划范本表单？

如前所述，首先你可以来这里登记一个 Ragic 帐号。登记后，可以先跳过系统引导的新手教学步骤，我们这篇会直接针对你的需求教你步骤。但想要的话，也可以跟着系统指引熟悉一下操作。（不确定登记页面怎么填数据的话，可以看下图）

进入系统后，点进表单左方的“应用商店”，选择“生活应用”归类的“婚礼筹划”：

点选安装就会将一组 10 张表单下载到您的数据库页面中了。

也可以直接透过这个链接安装并登记帐号。

二、表单介绍、表单之间的关系

“婚礼筹备”页签下总共会有 10 张表单，大概标记一下相互关系：

简单来说，这 10 张表单有 5 张是以管理“人”的数据为主（工作人员联络簿，以及从规划要邀请哪些宾客，到实际邀请的宾客数据管理、邀请函表单，以及桌次表），另外 5 张则是以管流程为主，这 5 张流程相关的表单，我们会放在下篇文章中仔细说明。

在这边要说明的是：如果用不到 10 张表单，原则上，你可以在安装完范本表单后，手动将用不到的表单删除，不过你可能会发现要删除某些表单时，系统会退出阻塞。

这是因为某些互有关连的表单如果只删其中一张，会使另一张容易出错，算是某种防错机制。上面图符中，已经将有关连的三组表单用红框框起来，要使用“桌次表”的话不能删“宾客总表”（因为桌次表需要根据宾客总表来排桌次）、要使用“长期筹办待办事项清单”的话不能删“长期筹办时程表”（待办清单是时程表的细项）、要使用“婚宴当日流程”的话不能删“需要准备的物品”。

如果同一组表单中两张都不需要用，只要先删两张链接表单中作为“数据依据”的那张表单，接着就可以把另一张也删掉了。“例如不需要使用“婚宴当日流程”和“需要准备的物品”的话，先删“需要准备的物品”即可。

邀请函、宾客总表、桌次表：统计人数排桌次一次完成

为了让你更快了解婚礼范本表单的功能，我们先从最核心的“邀请函、宾客总表、桌次表”一组三张表单讲起。

（一）邀请函：直接搜集响应

和大家常用来做问卷以及发送婚礼出席意愿调查的 Google 表单很类似。点进“邀请函”，首先你会看到一行数据：

这是 Ragic 的列表页，类似 Google Sheet ，会以一笔数据一列的形式显示数据的摘要。在这行数据上点一下，就会进入对应这行数据，和 Google 表单类似的表单页页面：

这是一张已经帮您设计好大致版型、问题的在线意愿调查表单范本。只要在这样的表单上，将表单显示的网址拷贝下来传给亲友或公告在社团，对方就可以透过网址填写出席意愿，所有人填答的数据都会存在这张表单里，而结果也可以直接切换到列表页去查询，不需要另外引出。假如有十个人填了数据，在列表页里就会看到十列数据。

这张表单有一个比较大的使用限制：由于每个人的婚期和基本数据不同，这张范本表单需要经过“修改表单设计”这个流程，至少要把表单上的婚期、站点修改掉，您才能真正使用。（想要的话，您当然也可以改变照片、排版、想问的题目）

如果您已经选择用其他在线表单工具来调查亲友出席意愿，您可以直接舍弃这张表单不用，后面我们会教您怎么将亲友出席意愿的数据汇进“宾客总表”，一样很方便使用。（点这边看怎么汇入）如果您想要在 Ragic 一条龙解决问题，可以在表单右上角点“修改设计”进入设计模式并修改内容：

（新手注意：请确认一下你进入修改的是表单页而非列表页的设计哦！两者之间的差异说明请见这里。）

这里修改的是 Ragic 表单的描述字段，可以点这个链接了解如何编辑描述字段，包括编辑字与图片，可以换上你们自己的婚纱照。修改后记得单击保存才会生效。确认修改后，可以把原本的邀请函表单删除。

有需要的话，你也可以在这个设计模式下，更改邀请函题型（字段）或选项的内容。修改字段设置的方法可以参阅这里。

另外，如果需要使用的表单数量没那么多的话，也可以参阅这个教学自己设计表单。

（二）宾客总表：所有信息尽在掌握

顾名思义，“宾客总表”就是纪录所有受邀宾客信息的表单。如果您以前是用 Word 表格或 Excel 、Google Sheet 管理这些宾客清单，“宾客总表”列表页的样子跟一般宾客清单数据的长相或许很类似：

都是一列 = 一笔宾客数据，记载姓名、和新人关系、是否出席等信息。比较不一样的的是，在 Ragic 每一列宾客数据上点一下，都可以进入该笔数据的表单页，浏览细节（和为了版面简洁而没有全部显示在列表页的字段）。可以利用上面提到的页面布局方法，设计表单的排版，把不同区块内容区分出来，也可以放得下详细的信息，备注就不会散乱不好找。

“宾客总表”可以做什么事？

(1)信息跟踪管理（纪录送帖送饼、礼金数字）

从宾客总表的字段里，可以看到它包含了好几个不同的区块，除了基本数据外还包含：(1)婚礼出席统计、(2)联络信息与喜帖发放、(3)喜饼发放、(4)礼金簿，可以在婚礼筹备的不同阶段，管理这四种信息。

这些区块多半是由打勾选项的字段组成，需要更新某位宾客的相关信息时（例如他是否出席、是否给帖了、是否需要给饼，到出席婚宴时给多少礼金...），在这位宾客数据的相关字段中打勾即可。

在宾客总表的列表页，除了可以一览每位宾客的各项进度，还可以利用创建筛选条件、保存特定筛选条件，来马上跟踪“进度落后”的部分并进一步处理。

在这里，范本表单已经先帮你创建了一些常用的筛选条件（这是 Ragic 的共通筛选），例如客人是男方或女方的？是否应该送帖而还没送帖（该条件会筛出“是否需要喜帖”字段有勾选，但“喜帖送出”字段尚未勾选的所有数据）？该送饼而尚未送饼？只要点一下搜索条件，应做而尚未做的事情就会一一现形。

由于这张表单也有礼金字段，婚礼时，负责收礼金的人员只要带台计算机或手机，搜索宾客姓名即可找到对应数据，点收礼金后，在对应字段中填入礼金数字即可，不用以打印件管理礼金了！若收礼金同时要给饼，同张表单操作起来也不会手忙脚乱。婚宴结束后，在列表页点一下加总与分析，就能算出礼金总数应该是多少，可以马上跟收到的现钞对照。

(2)排桌次

宾客总表的另一大功能则是“排桌次”，也就是将所有获邀会出席的宾客，排好他们要坐哪一桌。这部分因为牵涉到另一张表单——桌次表，我们会在桌次表的部分统一说明。

(3)进阶设置方式...

我们提供的婚礼筹划范本表单完全可以免费使用。但如果你想让婚礼表单更符合个人需求，可以升级需要付费的专业版，修改表单设计试试看，由于 Ragic 的服务是月租订阅制的，只要在使用表单期间付费，婚礼结束后可将相关数据汇出后到“帐号付款”区块停止订阅即可，以两个人来计算的话一个月约 1,200 元。

例如，如果你觉得礼金簿和其他帖、饼的管理信息，放在不同的表单中会更清楚，你可以另外从宾客总表拷贝一张数据相连的多版本表单，在该张多版本表单中只留下基本数据与礼金相关字段，在宾客总表中删掉礼金相关字段。这样数据依旧可以连动，但可以分成不同表单管理。

又例如，假设你想在婚礼入场时，让招待人员实时掌握谁入座、谁没有入座，可以另外设计一个表示出席状态的打勾选项字段，透过筛选以及保存筛选条件的设置让打过勾（或还没打勾）的宾客留在表单画面中，方便检视与带位。

“宾客总表”的数据来源

“宾客总表”的数据来源可以有很多种：可以由您手动一笔一笔将数据录入到表单中，但也可以是利用 Ragic 的各种功能，从其他来源批次汇入或自动带入的数据，这些批次汇入、带入数据的功能，很多时候可以减少重复处理数据的工夫，大幅节省时间。在这张表单上，可用的汇入/带入数据功能分别如下：

(1)从 Excel 或 CSV 文件汇入外部数据：

假如你不是使用 Ragic 的邀请函，而是另外采用 Google 表单或其他表单工具来调查亲友出席意愿，你仍然可以将邀请函删除，直接将外部结果汇入 Ragic，只要这些外部数据可以整理成 CSV 或 Excel 文件的形式（一般在线表单工具多半提供这样的服务）。关于怎么将 Google 表单的结果保存成 CSV 檔，你可以参阅这篇文档中“以 CSV 格式下载所有响应结果”的部分，或者在选择将响应存成 Google 电子表格后，将该电子表格下载成 CSV 文件；而怎么将这些数据汇入到 Ragic，则可以参阅这篇文档的说明。

(2)透过已设置好的“多版本表单”关联，邀请函表单的数据会被自动带入宾客总表：

由于这组范本表单预先做了多版本表单的设计，我将“宾客总表”和“邀请函表单”设置成数据连动的多版本表单，邀请函的数据会同步显示在“宾客总表”表单上，从邀请函同步而来的数据，在宾客总表的“数据来源”上会显示为“填写表单”。透过这个设计，使用 Ragic 邀请函表单来确认亲友出席意愿的人，可以直接在“宾客总表”上查看所有亲友填写的数据，不用手动将数据拷贝到总表上。

(3)透过已在另一张表单上设置好的“数据抛转”功能，可以将规划邀请的宾客名单批次拷贝到这张“宾客总表”上：

如果你规划邀请宾客的流程是：先把所有可能的名单列出来，估算要请的桌数和其他因素（亲疏远近等）后，再决定要邀请哪些人的话，在拟出全部宾客名单前，你可能会先列另一张候选清单，最后决定要邀请的人，才从候选清单丢到宾客总表里。

这件事可以用前述的 Excel 汇入功能来做，但假如候选清单也是 Ragic 上的一张表单（以范本模块来说，这张候选表单就是“宾客规划表——预拟邀请宾客名单”），那也可以用 Ragic 跨表单拷贝数据的功能——数据抛转来自动化运行。关于这个部分，我们会在“宾客规划表——预拟邀请宾客名单”的部分说明。

（三）宾客桌次表：瞬间排好桌次

范例数据库中的“宾客桌次表”这张表单，是用来排桌次并纪录每桌有哪些人用的。为了方便用户了解，我在里面预先创建了 10 笔含有桌号的数据：

这张“桌次表”已经设计好跟“宴客总表”这张表单之间的链接关系，因此只要在“宾客总表”表单的“排桌次”字段点一下，就可以选择已经建檔好的桌号，来分配桌次。

你可以在宾客总表的列表页选桌次（方便批次点选），也可以在表单页（个别数据）点选：

要排十桌以上时，要记得先在“桌次表”创建新的桌号数据，再来“宾客总表”排桌次。创建新桌号的方法很简单，就是在“桌次表”新增一笔数据，“桌号”字段填入号码再保存就可以了，你可以单击列表页左方的“＋”号来快速新增桌号。

要注意的是，由于“桌次表”的桌号是“宴客回覆表单”排桌次的依据，“桌次表”的桌号数据要在排对应桌次时先创建好。

被排了桌次的宾客数据，会自动秀在“桌次表”下方的表格中，并且自动计算该桌总人数、素食与婴儿椅数量，并在“本桌亲友名单”带入所有宾客姓名。（有需要的话可以填入桌牌名称和其他字段信息。）

这样只要点进每一笔桌号的数据，里面都会有详细的宾客数据，类似这样：

而如果需要一张包含全部摘要信息的桌次表，看列表页就可以，可以点一下工具 > 友好列印打印输出来随身携带。

也可以请相关工作人员使用 Ragic 的 APP ，直接使用 APP 在线查询宾客、桌次数据，连打印输出来都免了，也能直接搜索喔！（注：需要将工作人员加入成为您申请的数据库帐号的用户，他们在 Ragic APP 中才会看到这组表单）

两张与“人”相关的辅助表单：工作人员管理、宾客规划

另外两张与“人”有关的表单，依照您的需求，可用可不用，如果觉得不需要或太麻烦，可以直接删除不使用。介绍如下。

（四）工作人员联络簿

这是一张相对单纯的表单，只是将婚礼举办时您需要的工作人员：伴郎伴娘、礼车司机、新秘、婚摄、饭店工作人员等的联络方式统一纪录在这张表上即可。

个人认为这个表单最方便的地方，还是在于“手机 APP 方便读！”

如果临时需要找伴娘，点开伴娘联络数据，再点一下绿色的电话标志，就可以马上打电话了哦！

（五）宾客规划（预拟邀请宾客名单）

如前所说，如果在开口邀请亲友之前，必须先列个表来盘点一下总共有多少人，哪些要邀哪些不邀的话，可以先用这张表来纪录，确认邀请后再将数据转到“宾客总表”或“邀请函”中。

如果该表单中新增一笔数据，初始会看到的画面会像这样：

假如在“是否决定邀请？”的字段中，没有勾选（代表最后没有要邀请），那么画面上就只会有单纯的五个字段。如果有勾选的话，表单会另外展示出“邀约进度管理”这个区块（这种依据特定条件才显示特定区块的模式，是使用条件式格式工具设计出来的）。

如果决定邀请这位客人，我们可能会需要：(1)纪录是否有开口去邀请，以免决定要邀却忘了邀；(2)把这笔数据利用设计好的数据抛转单击钮，丢到“宾客总表”去。

这里有一个比较麻烦的小地方，那就是：我们前面已经提到，“宾客总表”这张表单可以有很多数据来源，除了从“预拟邀请名单”抛转过去之外，也可能是从别的地方汇入或因为提供邀请函网址请人填写，实际上由宾客自己填写表单创建自己的信息，这些从外部汇入或从邀请函带入宾客总表的信息，理论上都不需要再一次从预拟邀请表单中拷贝过去，否则会重复。

因此，我们在这里设计了一些字段来确认/判断，这笔数据是否确实需要抛转/拷贝过去。范本表单目前设计的方式为：假如你是“一对一”邀请对方，那很可能代表你需要自行在宾客总表或邀请函创建宾客数据以便后续邀请，此时就需要将数据抛转过去；而假如你是提供表单网址给对方填写，代表是对方会自己填写自己的数据，因此不需要抛转数据过去。因此表单上目前是设置了公式，让你填写邀请方式为“一对一”时，“是否需要抛转”的部分就会打勾。

这样，之后要把多笔数据一次拷贝过去时，你就可以筛选出“需要抛转但尚未抛转”的数据来运行即可，运行方式就是在表单页单击“抛转”单击钮，或在列表页筛选出结果后 > 大量修改 > 抛转数据。

（根据我们的设计，在你抛转数据后，已经运行过此动作的数据，系统会帮你在“是否已抛转？”字段打勾，以免重复抛转，这其实是归并了抛转与更新这张表单字段值两个单击钮的结果）

如果你对 Ragic 不熟悉，不想确认这一串逻辑，...你也可以不要用“抛转”这个功能，使用 Excel 汇出再汇入宾客总表的方式，将数据汇进宾客总表里也可以喔！

下集请见...

本文为与宾客、工作人员数据管理有关的上篇，下篇——筹备流程、物品清单、比价、预算管理等的部分，请到以下链接查看：高效率婚礼筹备术（下）：用 Ragic 轻松搞定宴客、流程管理生成甘特图、管预算

同场加映：自行设计表单教学

直接套用范本虽然方便，但如果没有升级付费版，不太能自己修改设计，或必须采用前面教学的绕路方法，对于预算有限的新人来说，可能有些顾虑。其实，如果想要自己调整的字段非常多的话，“自己从头设计表单”可能比“安装现成范本再修改”方便，而 Ragic 其实也可以让你完全免费地自己设计三张（以下）的“客制化”表单，这样的表单和范本模块表单不同，是可以免费进入设计模式任意调整、修改所有表单设计的。

因此，如果你想试试用 Ragic 排桌次、管理宾客名单有兴趣，想要免费又更有弹性，你其实也可以选择从头开始自己设计创建三张表单（而非直接套用范本）来管理这整个流程。相关教学可以参阅这篇文章：轻松排桌次：轻量版婚宴管理表单设计教学（完全免费/支持 App）