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不只开会,还能开课:在线会议软件的另一层妙用

作者:Rex Ho

你用过“视频会议软件”,像是Skype吗?谈到在线视频软件在商业场合的运用,大家最常想到的可能是“用来替换实体会议”,让距离遥远的两方可以透过软件来个视频会议。但它可以做的事,其实不仅于此。

由于它能让多人同时参与、一般而言也能维持稳定通信的特性,使得它也适用于教学活动、研讨会甚至商品发表会。

过去企业如果要举办商品发表会、教学活动或研讨会等等,最传统的方法就是要预估参加人数并找到合适的场地,如果公司内部没有合适的环境,就需要去租借其他场所。人多的话可能选择会议中心或是演讲厅;人数较少则考虑咖啡厅、共同工作空间等等……。

其中要考量的要素其实非常多,包含场地租金、场地布置、事前筹备、现场控管,还有一项很重要的就是场地的交通便利性。如果客户都集中在同一地区那倒还好,但是分散各地甚至是遍及全球的话,尤其拜现代网络发达所赐,企业要接触到来自世界各地的客户也简单许多、又或是业务本身就是门网络生意,根本没有实体的据点。

因此,不管是要在不同站点办多场活动,或是期望客户能够千里跋涉来参加,似乎都会有成本提高(举办多场活动)或效益降低(交通距离影响客户参与意愿)的问题。这时若能搭配在线会议工具或在线视频工具,网上办活动就是个可行的方案。

Ragic使用在线工具办在线课程(Webinar)的经验

以Ragic为例,我们公司的国外客户就占了70%以上,在台湾约30%的客户也是遍及各地,刚开始客户要瞭解Ragic的使用方式,主要是透过软件内置的的教学指引、网页上的用户指南,但我们发现以上的这些方式都倾向于我们单向地给予标准的教材,但实际上各个客户的信息背景差异极大,有些用户本身是工程师或曾经用过ERP、CRM、Excel等软件,可以较快地上手Ragic;另一方面,有些用户过去可能没接触过这类软件,甚至使用Excel的经验也不多,会较难以理解该如何运用Ragic。

因此,客户单靠阅读在线的文档要全盘理解Ragic其实是有难度的,使用上遇到问题的客户就会寄信到我们的客服邮箱询问,有时候遇到较复杂的疑问光用字与撷图不容易说明清楚,不少客户都希望能够有详细操作步骤的视频可供参阅。

于是我们开始思考,能够透过什么方式提供遍及四处的客户们清楚、有效率,甚至有任何不瞭解之处都能够实时提问的产品教学课程。就像前面所说的,举办实体活动并不适合Ragic,因此我们想透过网络上课的方式来协助客户,也就是我们现在每月都会举办的Webinar(在线课程)。

Ragic Webinar的三阶段演进:Webex -- join.me -- YouTube

举办Webinar的方式,我们前前后后就尝试了三种工具。

Webex: 需要外挂易卡关

刚开始看中了Webex,要加入会议只要透过浏览器打开链接就好了,不需要下载软件及登记帐号,原本认为这对客户来说是一件非常方便的事,不过实际使用时却遇到不少问题,虽然不需下载软件,但是要进入会议时必须下载webex的插件(相信大部分的人都很讨厌被要求下载插件)。

这时就会遇到以下几种情境:看不到弹出式窗口的、明明装好了又叫你再装一次的、好不容易弄好进入会议又听不到声音的,进到会议之后大约都要花个十分钟大家才能就定位,因此不仅我们难以控制时间,客户也颇有微词。

join.me: 电话费、额外设置耗神

于是,我们开始查找代换方案,找到了join.me,一款能够有远端、多人视频会议的网页式在线会议系统,同样也是强调简易操作。但这次我们又遇上了其他问题,首先是主持人要拨打一个特定号码来联机,等于开1小时的会议就要打电话1小时的费用,第二个是用户输入主持人提供的特定号码连上会议后,还要再单击另外的设置才听得到声音。整体来说,我们跟客户都不甚满意。

改用Open Broadcast Software(OBS)分享到影音平台:重点是“让客户方便”

最后发现,其实对我们而言,最重要的是让客户能以最简便的方式进入课程,同时希望能够留存每次课程视频,客户有需要的话随时都能够观看。因此,最后决定透过直播软件Open Broadcast Software(OBS),将屏幕画面直播到影音分享平台Youtube。如此一来,客户真的只需要点击链接就可以观看课程,也有一个平台能够汇整我们过去的课程视频,课程中如果要提问也能够透过实时聊天室留言。这个方法也可以同步直播到Facebook上。

Open Broadcast Software(OBS)这款我们目前举办Webinar所使用的软件,算是网络上最多人使用的一款,它是完全免费的,在官方站点https://obsproject.com可以直接下载。OBS也内置的录制的功能。不过要成功将直播画面推送出去还需要有影音分享的平台,大家最常看到的应该就是Facebook直播跟Youtube直播,利用OBS就可以将屏幕画面直播到这些平台啰。

OBS设置画面 ▼

以上就是Ragic使用三种不同模式举办Webinar的经验。我们体悟到的并不是个别软件的绝对优劣,而是根据需求,选择最适合自己软件的重要性。以Ragic的经验来说,我们需要邀请大量不特定的客户,来收看我们的在线教学课程,最重要的事,就是要降低听众(客户)参与在线课程的使用门槛,让他们更能够参与。因此,越不需要登记、加装软件与外挂元件、或是做任何额外动作的应用,越适合我们的客户。Webex和join.me并不是不好,而是更接近“双向沟通”的视频工具(Web Conference软件),如Skype商务版、Webex,Zoom等,难免要求参与者多做一些设置,对我们的客户来说就不那么便利;相对的,较能够“一对多”、广播的Webinar软件如GoToWebinar或更简单的OBS,就更适合我们。

以下附上各种工具的比较图!

比较各种举办会议之方式

举办方式 大规模实体活动 小规模实体活动 Web Conference软件(如:商务用Skype) Webinar软件

(如:GoToWebinar)

直播软件+影音平台
免费版 视公司内部有无场地而定 视公司内部有无场地而定
费用 55400NT$/4hrs(世贸中心为例) 1500-4000NT$/1hr(咖啡厅为例) 每人每月65NT$起 每月$89起 软件及平台大多为免费

人数规模 约500人 约10-30人 多方会议250人、会议广播10000人 最多2000人 没有人数限制
参加便利性 受站点限制 受站点限制 网页版、iOS、Android、Windows Phone 从GoToWebinar网页或App参加 直接连上影音分享频道

参与者限制 现场控管 现场控管 可以设置为仅限邀请、特定群组或透过链接加入

透过会议代码加入 无法限制
互动功能 现场互动 现场互动 实时信息、视频、分享屏幕 分享屏幕、观众提问、设计考题或问卷、事先上载讲义、分享鼠标及键盘控制权、在屏幕在画点

图像画面(来源为直播软件)、聊天室(流平台)
录音录像 需透过额外设备 需透过额外设备 直播软件
内置的后制

语言 无限制 无限制 Skype:繁体中文、英文等 英文、简体中文 繁体中文、英文

注:Ragic的经验让我们将在线会议软件分成两类:

Web Conference软件(方便双向通话):例如Skype, Webex, GoToMeeting, Zoom

Webinar软件(较方便广播):例如Skype(广播) ,GoToWebinar, join me, OBS

标签: 在线会议, 远距工作

归类: 云工作术, 云工作提案

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