迷你仓案例分享

成效：

．利用表单链接及抛转工具，轻松设计符合公司的流程的数据库

．工作日报表搭配数据编辑纪录，掌握公司营运状况并增进团队效率

．报表管理行销大数据，随时评估成效及获取市场信息

迷你仓—台湾迷你保存空间的先驱品牌

台北迷你仓于 2010 年成立，专营大台北地区的迷你仓库出租。在过去，台湾的主要仓库服务对象为企业户，企业会将生财器具、文档仓库放置于林口的铁皮屋或是租赁货柜屋。然而，这样的营业模式不仅单价高，仓租地理位置远离市区也导致物品取用不便，无法顾及一般家庭对于仓租的需求。 Smith 观察到此一市场缺口，并率先导入在国外行之有年的迷你仓租服务，提供“收纳解决方案”，帮助一般家庭保存暂时不需使用的家庭用品或是过多的藏书。不同于同业采取开放式的料架出租，迷你仓与国外设计接轨，提供承租人单独的保存空间，并由承租人保管钥匙，更增设 24 小时保全人员以及 CCTV 监控，将物品的遗失率降至零风险。

此外，迷你仓更积极投入跨领域的集成。例如，曾与交通业者合作推入出微搬家服务，帮助小资族轻松搬迁。亦或是结合快递厂商，提供网络卖家进货出货等服务，藉由异业合作提供给承租人最便捷的租取服务，同时改善大台北地区人民生活的居住质量。

信息管理上面临的挑战

面对店面的扩展以及人力资源的增加，原有的 Excel 管理方式已经无法满足迷你仓的管理需求，因此 Smith 积极查找代换方案。“主要分两个部分，在迷你仓管理的部分，我找工程师来，依照国外迷你仓管理软件的流程去设计，但工程师说他对这个行业不了解，在沟通时间成本非常非常的高，然后也牵涉到工程师的素质。前后我其实做了两次的软件，体验都不是很好”Smith 说道。另外一部分，员工日报表的分布在各个员工的计算机中，“他们常常计算机坏掉要重灌，而且Excel文件即使我要求他们上载到 Google 的云，我发现还是没有办法做出很有效的归纳、统整。另外是，我要求的凡走过一定留下痕迹，也是做不到的。”

着手使用Ragic 打造专属迷你仓的数据库软件

有了尝试客制化软件的经验后， Smith 开始查找合适的云数据库系统来记录员工日常流程及迷你仓的管理事宜。“当时找到很多类似的公司，都有提供试用期。试用了三家，我觉得Ragic是比较符合我的需求。因为它可以单击照我所想要的去做，或是说，随时可以变更设计。”

数据库设计弹性 随时修改设计

“ Ragic 跟一般的 Excel 一样，就是空白的表单，然后你自己想要怎么设计都可以。想要半夜或是隔天改也可以，因为随时都会有这种需求”Smith表示。相较于其他套装软件的应用模块，如果使用上有不符合需求的地方，其实用户想要自己修改设计的难度相当高。另外， Ragic 易懂的表单工具，也让设计数据库更容易上手，并强化各表单间的数据链路。“原先数据库设计上，数据间的抛转与链接是比较弱，那透过Ragic的内置的工具就可以建好，是超越我过去花那么多钱所做的客制化软件。”

实时回报全记录 增进团队工作效率

“我们用在日常操作流程用的非常的广，已经超越了原先导入时的预期” Smith 说道。以前员工可能为了周一开会而于周末才陆续将日报表补上，因此很难掌握各分店的实际情况。现在透过Ragic的完整历史编辑记录， Smith 可以轻松掌握各分店的营运情形，“Ragic让我可以更有效的监督和检查员工的日常工作内容”。

内置的报表功能 随时掌握最新数据

“只要你建的出表单，其实 Ragic 都可以做的到。”除了在日常操作中导入 Ragic 外， Smith 更运用 Ragic 管理各平台的行销数据，将社群平台或是广告工具中的数据输入到 Ragic ，透过日积月累的信息搜集，在搭配Ragic报表功能随时进行大数据分析，“我随时都可以去 Check 最新状况。另外， Ragic 报表打印比 Excel 或是过去软件所跑出来的报表还要清楚而且漂亮。”